সংগঠিত এবং ফাইল ডকুমেন্টস কিভাবে

আপনার দস্তাবেজগুলি সংগঠিত করা কেবল আপনার গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলি হাতে রাখবে না তবে সঠিকভাবে সংরক্ষণ করলেও সেগুলি রক্ষা করবে। ডকুমেন্টের মাধ্যমে স্ক্যাম্বলিংয়ের অনুভূতি কেউ পছন্দ করে না, কারণ কাগজটি গুরুত্বপূর্ণ ব্যাংক বিবৃতি খুঁজে পেতে পারে না কারণ কাগজটি প্রায় ছুঁড়ে ফেলে। একবার আপনি আপনার নথি সংগঠিত এবং ফাইল করার পরে, আপনার গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলি সন্ধান করা দ্রুত এবং সহজ।

সংগঠিত করুন এবং আপনার নথি ফাইল করুন।

ধাপ

আপনার প্রয়োজনীয় ফাইল ফোল্ডার, বাইন্ডার এবং ট্যাব ডিভাইডারগুলির সংখ্যা গণনা করুন। এটি আপনি কত বিভিন্ন ফাইলিং বিভাগের উপর নির্ভর করে। আপনি আপনার ফাইলিং বিভাগগুলি তৈরি করার পরে এই সরবরাহগুলি কিনতে সর্বোত্তম, যাতে আপনি ঠিক কতগুলি ফোল্ডার আপনার প্রয়োজন তা জানেন।

ধাপ

আপনার সমস্ত নথির পিলগুলি তৈরির জন্য একটি মেঝে স্থান বা একটি বড় টেবিল নির্ধারণ করুন। আপনার নথিগুলি সংগঠিত করা একটি প্রক্রিয়া এবং অতএব, আপনি এমন একটি এলাকা নির্দিষ্ট করতে চান যেখানে আপনি আপনার সাজানো নথির ঢালগুলি তৈরি করতে পারেন এবং আপনি যদি ঠিকমত শেষ না করেন তবে সেগুলি সাজান। আপনার কাছে থাকা নথির পরিমাণের উপর নির্ভর করে, এটি আপনাকে পুরো সপ্তাহান্তে নিতে পারে, অথবা আরও ভাল, আপনার দস্তাবেজ সংগঠিত এবং ফাইল করতে প্রতিদিন অন্তত 10 থেকে 30 মিনিট ব্যয় করতে পারে।

ধাপ

নাম বিভাগে বিভক্ত প্লেস মধ্যে আপনার নথি সংগঠিত। উদাহরণস্বরূপ, এক পিলের পানির বিল এবং অন্য একটি ব্যাংক বিবৃতি (প্রতিটি ব্যাঙ্কের জন্য পৃথক পিল)।

ধাপ

বিভিন্ন নামযুক্ত বিভাগগুলির (কোম্পানি বা নথি নাম) একটি তালিকা তৈরি করুন যা আপনি একবার আপনার সমস্ত নথি পৃথক পিলগুলিতে রেখেছেন। উদাহরণস্বরূপ: আমেরিকা ব্যাংক, ওয়াটার বিল, কার লোন, স্টেট ফার্ম ইন্সুরেন্স, এএএ, ছাত্র ঋণ, ইত্যাদি আপনার তালিকা বর্ণানুক্রমিক করুন। যদি আপনার সমস্ত নথি বর্ণমালার মধ্যে একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভাতে সংরক্ষণ করা হয় তবে এটি আপনার দস্তাবেজগুলি খুঁজে পেতে আপনার পক্ষে আরও সহজ করে দেবে।

ধাপ

ফাইল ফোল্ডারের ট্যাবে আপনার প্রতিটি বিভাগের নামগুলি লিখুন অথবা আলাদা ট্যাবে আপনার পৃথক ট্যাবে এবং তারপর হ্যাং করার ফাইল ফোল্ডার ট্যাবটিতে সন্নিবেশ করান।

ধাপ

বর্ণানুক্রমিক ক্রম ফাইলিং মন্ত্রিসভা আপনার সমস্ত ফাইল ফোল্ডার রাখুন। আপনার নথি পিলস ফাইলিং শুরু করুন। আপনি যখন তাদের যথাযথ ফোল্ডারগুলিতে দস্তাবেজ ফাইল করেন, শীর্ষস্থানে নতুন করে ক্রোনিকাল ক্রমে ডকুমেন্টগুলি সংগঠিত করুন। নির্দিষ্ট গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি কতক্ষণ ধরে রাখা উচিত তা খুঁজে বের করার সময় রাজ্য এবং ফেডারেল আইনগুলি দেখুন। আইআরএ অবদান হিসাবে কিছু দলিল স্থায়ীভাবে রাখতে হবে।

ধাপ

গুরুত্বপূর্ণ নথির ব্যাক আপ রাখুন - অথবা যদি আপনি কেবল হাতে বছরের নথিগুলি রাখতে চান (উদাহরণস্বরূপ, করের উদ্দেশ্যে) - আপনার দস্তাবেজগুলির কপি ফাইল করার জন্য বাইন্ডারগুলি তৈরি করে। আপনি নথিগুলির পরিমাণের উপর নির্ভর করে আপনার নথিগুলি বিভাগগুলিতে ভাগ করুন, যেমন ব্যাংকের নথি, বিল এবং বিনিয়োগ। আপনার ট্যাব ডিভাইডার লেবেল করতে ভুলবেন না যাতে আপনার বাইন্ডারের সবকিছু সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য হয়। আপনার বাইন্ডার সামনে ট্যাবযুক্ত বিভাগের একটি তালিকা রাখুন। আপনি আপনার সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ নথি স্ক্যান করতে এবং ব্যাক আপ হিসাবে বৈদ্যুতিন কপি রাখতে পারেন।