সুচিপত্র:
মিটিংয়ের এজেন্ডা উদ্দেশ্যটি হল আলোচনার নেতৃত্বে যেখানে অংশগ্রহণকারীদের ধারণা আছে তা নিশ্চিত করা। এটি একটি সময় ফ্রেমও সরবরাহ করে যাতে সভায় জড়িত থাকা সবার সাথে জড়িত সবাই জানে। সঠিক বিন্যাসে একটি দ্রুত মিটিং এজেন্ডা টেমপ্লেট তৈরি করুন যাতে আপনাকে যা করতে হবে তা প্রতিটি সেশনের জন্য এটি আপডেট করতে হবে।
তালিকা বিন্যাস
একটি মিটিং এজেন্ডা লেখার সময়, ইভেন্টগুলির জন্য আপনাকে একটি সংখ্যাসূচক এবং বর্ণমালা তালিকাতে এটি বিন্যাস করতে হবে। মান বিন্যাসে পৃষ্ঠার শীর্ষে "এজেন্ডা" শব্দটি রয়েছে। "এজেন্ডা" এর অধীনে, কোম্পানির নাম, তারিখ এবং সময়টি লিখুন। এজেন্ডাটির প্রতিটি প্রধান আইটেম নিম্নরূপ একটি সংখ্যা বা রোমান সংখ্যা দ্বারা প্রবর্তিত হয়: "I. ভূমিকা, ২। চিঠিপত্র।" প্রতিটি প্রধান বিভাগের অধীনে, বর্ণানুক্রমিক ক্রমের একটি অক্ষরের পূর্বে আরো বিস্তারিত বিবরণ যুক্ত করুন। এখানে একটি উদাহরণ রয়েছে: "একটি। সাধারণ ভূমিকা, খ। নতুন সদস্যদের ভূমিকা।" সমস্ত এজেন্ডা আইটেম এবং বিবরণ জন্য এই ক্রম চালিয়ে যান।
রূপরেখা
একটি মিটিং এজেন্ডাটির প্রাথমিক রূপরেখা, প্রথমটি, পূর্ববর্তী সভা (পাঠ্য এবং অনুমোদন), প্রতিবেদন, নতুন ব্যবসা, আলোচনা আইটেম (গুরুত্বের ভিত্তিতে) এবং ক্লোজিংয়ের কয়েক মিনিটের পরে উপস্থাপনা। এটি একটি বিষয়সূচীর জন্য একটি মৌলিক নির্দেশিকা - অবশ্যই, আপনি আপনার পছন্দের ক্রম অনুসারে নিজের আইটেম যোগ করতে পারেন।
সময় অনুমান
আপনি আপনার এজেন্ডা প্রতিটি আইটেমের জন্য সময় অনুমান অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। বাস্তবসম্মত অনুমান ব্যবহার করে মিনিট বা ঘন্টার মধ্যে সময় ব্লক ব্যবহার করুন। সভায় সংসদ সদস্য (সাধারণত একটি সচিব বা ম্যানেজার) তারপর বৈঠকটি মেনে চলতে এই নির্দেশিকাগুলি ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি উপস্থাপনার লাইন আইটেমের পাশে "3 মিনিট" এবং আলোচনার জন্য প্রতিটি আইটেমের অধীনে "15 মিনিট" যোগ করতে পারেন।
দায়িত্ব
সভার সময় অনুমান ছাড়াও, প্রতিটি আলোচনাকে নেতৃত্ব দেওয়ার জন্য দায়ী ব্যক্তিটির নাম অন্তর্ভুক্ত করা হয়। যদি আপনি বা ম্যানেজার একমাত্র ব্যক্তি যিনি সভা পরিচালনা করার পরিকল্পনা করেন তবে এটি অপ্রয়োজনীয়। কিন্তু যদি আপনার কাছে এজেন্ডা সম্পর্কিত প্রতিটি টাস্কের বিভিন্ন দলের সদস্য থাকে তবে নামগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি একজন সেক্রেটারি মিনিট দিচ্ছে তবে তালিকাটিতে সেই আইটেমের পাশে তার নাম অন্তর্ভুক্ত করুন।