কিভাবে গ্রাহক সেবা অভিযোগ ফাইল করুন

আপনি যখন কোনও সংস্থার কাছ থেকে চান বা প্রত্যাশা করেন সেটি পাবেন না, তখন আপনাকে একটি গ্রাহক পরিষেবা অভিযোগ দায়ের করতে হতে পারে। কখনও কখনও এটি আপনার সমস্যার সমাধান করার একমাত্র উপায়। আপনি যদি কোম্পানির প্রতিনিধিদের সাথে কথা বলেন, নগদীকরণকারী, সংবাদদাতা এবং সুপারভাইজারগুলি কোনও উপকারে আসে না, একটি আনুষ্ঠানিক অভিযোগ দাখিল করতে আপনার সমস্যাটি দ্রুতগতিতে সংশোধন করা হতে পারে। যখন আপনি অভিযোগ দাখিল করতে প্রস্তুত হন তখন আপনাকে কিছু তথ্য সংগ্রহ করতে হবে এবং সঠিক পদক্ষেপ এবং পদ্ধতিগুলি অনুসরণ করতে হবে। বিভিন্ন সংস্থা অভিযোগ দাখিল করার জন্য বিভিন্ন পদ্ধতি আছে।

কখনও কখনও একটি অভিযোগ দায়ের আপনার সমস্যা সমাধান করার একমাত্র উপায়

ধাপ

আপনি যে কোম্পানীটির বিরুদ্ধে অভিযোগ দাখিল করছেন তাকে কল করুন এবং গ্রাহক পরিষেবা অভিযোগ দাখিল করার পদ্ধতি সম্পর্কে তাদের জিজ্ঞাসা করুন। কিছু সংস্থা আপনাকে অনলাইনে একটি অভিযোগ দায়ের করতে দেয়, এবং অন্যান্য সংস্থাগুলি আপনাকে আপনার অভিযোগ লিখিতভাবে দিতে চায়। চিঠি তাদের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন। যদি আপনার গ্রাহক পরিষেবা অভিযোগ লিখিত হয় তবে বিভাগের সঠিক ঠিকানাটি পান যেখানে এটি যেতে হবে। আপনার চিঠি বিশেষভাবে বা শুধু একটি বিভাগে যে কেউ ঠিকানা করা উচিত খুঁজে বের করুন।

ধাপ

আপনার সব তথ্য সংগ্রহ করুন। আপনি যদি আপনার অভিযোগের কারণ হয়ে থাকেন তবে সে ব্যক্তির নামটির প্রয়োজন হতে পারে। সুপারভাইজার সহ, আপনি যে সকলের সাথে কথা বলেছিলেন তাদের নাম পান। বিভাগের নাম পাশাপাশি বিভাগের জন্য ফোন নাম্বার লিখুন। আপনি যদি ব্যক্তিদের সাথে কথা বলার তারিখ এবং বারগুলি জানেন তবে আপনার দস্তাবেজে তাদের অন্তর্ভুক্ত করুন। কখনও কখনও আপনি একটি পরিষেবা কল সমাধান করার চেষ্টা করছেন বিভিন্ন মানুষের সাথে কথা বলতে বেশ কয়েক দিন কাটাতে পারেন। আপনার গ্রাহক পরিষেবার অভিযোগ সম্পর্কে আপনি যে কোনও বিশদ বিবরণ লিখতে পারেন তা লিখুন।

ধাপ

আপনার চিঠি লিখুন। আপনি যখন আপনার চিঠি লেখেন তখন নিশ্চিত হন যে আপনি কোনও তথ্য ত্যাগ করবেন না। কোন জিনিসটি স্থানান্তরিত হয়েছে এবং নির্দিষ্ট ব্যক্তির সাথে আপনি যে ক্রমটির সাথে কথা বলছেন তা লিখুন। আপনি আপনার অভিযোগ সম্পর্কে কি বিস্তারিতভাবে ব্যাখ্যা করতে হবে। যতটা সম্ভব বিস্তারিত বিবরণ প্রদান করুন। সমস্যা সমাধানে আপনি যে পদক্ষেপগুলি গ্রহণ করেছেন তা অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার পরিস্থিতি সংশোধন করতে কোম্পানী প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নেবে কেন তা ব্যাখ্যা করুন। কোম্পানিকে জানাতে হবে যে আপনি খুব নিকট ভবিষ্যতে তাদের কাছ থেকে শুনতে আশা করবেন।

ধাপ

আপনার চিঠি পাঠান। আপনার চিঠির সাথে আপনার যে কোনও দস্তাবেজগুলির ফটোকপিগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন যা আপনার ক্ষেত্রে সহায়তা করবে। আপনার রেকর্ডের জন্য আপনার চিঠি একটি কপি রাখুন। কোম্পানী একটি যুক্তিসঙ্গত পরিমাণে আপনার সাথে ফিরে পেতে হবে। সাড়া দিতে 10 থেকে 15 দিন তাদের অনুমতি দিন। আপনি যে সকলের সাথে কথা বলছেন তাদের প্রত্যেকের কাছে আপনার চিঠির একটি অনুলিপি পাঠাতে পারেন, অথবা অন্তত, সংশ্লিষ্ট বিভাগের সুপারভাইজার।

ধাপ

উপযুক্ত সংস্থা সঙ্গে অনুসরণ করুন। আপনি যদি আপনার সমস্যাটি সমাধান করতে না পারেন তবে আপনাকে ফেডারেল ট্রেড কমিশন (এফটিসি), বেটার বিজনেস ব্যুরো, ক্রেডিট রিপোর্টিং এজেন্সি অথবা এমনকি অ্যাটর্নি জেনারেলের অফিসের সাথে যোগাযোগ করতে হতে পারে। তারা অভিযোগ নিবন্ধনের জন্য তাদের নিজস্ব পদ্ধতি থাকবে, পাশাপাশি।